Saiba por quanto tempo guardar os documentos de RH

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? 

Trinta anos atrás, quando a Revolução da Informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. Chegou-se a acreditar que o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabariam com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos 50 anos, o consumo de papel cresceu seis vezes, Na próxima década, a estimativa é de que ele aumente em tono de 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax, impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do produto originado da celulose.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. Tantas vezes prevista a sociedade sem papel não aconteceu e nunca surgirá.

Então, o que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? 

Antes de tomar decisão, procure a orientação com seu Contador para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai e vem da Legislação Brasileira, esta tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a consequente liberação de espaços.

A TTD permite um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada. Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:

Fonte: rh.com.br