Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários,
constam também outros valores, tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF
descontados dos salários, aviso prévio, valor do desconto relativo ao vale
transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários.
Podem, ainda, constar na folha de pagamento de
salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato
de trabalho.
Princípio da
competência
Geralmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao do
período da folha. No entanto, a contabilização da folha de
pagamento de salários deve ser feita observando-se o regime de
competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês a que se
referem, ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte.
No caso do valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve
apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de competência,
efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a
provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do
respectivo pagamento.
Classificação
contábil
Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos, classificam-se como
despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e
administrativa, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a
funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços
objeto da empresa.
Como contabilizar
folha de pagamento
Com exemplo,
mostraremos um resumo de folha de pagamento de salários de uma
empresa comercial e o demonstrativo dos encargos sociais correspondentes,
que servirão de base para os lançamentos mostrados neste artigo.
1) FOLHA DE PAGAMENTO
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PROVENTOS
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VALOR – R$
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Salários
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15.000,00
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Aviso Prévio indenizado
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800,00
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Férias indenizadas
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700,00
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Salário maternidade
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1.800,00
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Salário família
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30,00
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13º salário – quitação
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500,00
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Total das verbas
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18.830,00
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DESCONTOS
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VALOR – R$
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Adiantamento de salário
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6.000,00
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INSS sobre salários
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1.425,00
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INSS sobre 13º salário
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40,00
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Vale-transporte
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740,00
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Plano de Alimentação do Trabalhador
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980,00
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Assistência Médica
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630,00
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Faltas e atrasos
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90,00
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IRRF sobre salários
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710,00
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Contribuição Sindical
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30,00
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Total dos descontos
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10.645,00
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Valor líquido da folha de pagamento
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R$ 8.185,00
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2) DEMONSTRATIVO DO INSS
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INSS sobre salários
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R$ 4.200,00
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INSS sobre 13º salário
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R$ 130,00
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(=) INSS devido pela empresa
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R$ 4.330,00
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(+) INSS descontado dos empregados
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R$ 1.465,00
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(-) Salário família
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R$ 30,00
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(-) Salário maternidade
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R$ 1.800,00
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(=) Valor líquido a recolher na GPS
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R$ 3.965,00
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3) DEMONSTRATIVO DO FGTS
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Parcela incidente sobre a folha de pagamento
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R$ 1.324,00
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(+) Contribuição ao FGTS sobre 13º salário – rescisão:
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R$ 42,50
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(=) Valor da contribuição ao FGTS devida
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R$ 1.366,50
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Dados complementares ao fechamento da folha:
- A
rescisão de contrato de trabalho é por dispensa sem justa causa, ocorrida
no último dia do mês, e o pagamento será feito até o 2º dia útil
subseqüente.
- A
contribuição ao FGTS sobre os salários e sobre os valores devidos na
rescisão foi depositada nas respectivas contas vinculadas.
- Foi
pago o adiantamento de salário (adiantamento quinzenal), e sobre esse
valor foi retido o IRRF no valor de R$ 150,00.
- A
empresa provisiona mensalmente o valor das férias, o 13º salário e os encargos
sociais.
Os lançamentos contábeis são os seguintes:
Adiantamento de
salário:
D – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamento a
empregados) R$ 6.000,00
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 150,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 5.750,00
Pagamento do IRRF
sobre o adiantamento:
D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 150,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$ 150,00
Provisão da folha de
pagamento de salários e do aviso prévio indenizado:
D – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 15.800,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 15.800,00
Baixa da provisão de
férias e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão:
D – Provisão de Férias (Passivo Circulante – Provisões
trabalhistas) R$ 700,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 700,00
Baixa da provisão de
13º salário e encargos, pelo valor a ser pago na rescisão:
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões
trabalhistas) R$ 500,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 500,00
FGTS incidente sobre
a parcela do 13º salário pago na rescisão:
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões
trabalhistas) R$ 42,50
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a
pagar) R$ 42,50
FGTS sobre a folha de
pagamento de salários:
D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos
trabalhistas) R$ 1.324,00
C – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a
pagar) R$ 1.324,00
Salário-família e
salário maternidade, que são deduzidos do valor do “INSS a recolher”:
D – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos
trabalhistas a pagar) R$ 1.830,00
C – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 1.830,00
Nota:
Salário-Família R$ 30,00
Salário Maternidade R$ 1.800,00
Contribuição
sindical, INSS sobre salários e 13º salário e IRRF descontados na folha:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 2.205,00
C – Contribuição Sindical a Recolher (Passivo Circulante – Encargos
trabalhistas a pagar) R$ 30,00
C – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$ 710,00
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a
pagar) R$ 1.465,00
Faltas e atrasos:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações trabalhistas) R$
90,00
C – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com pessoal) R$ 90,00
Assistência Médica,
Vale-Transporte e Plano de Alimentação do Trabalhador (PAT), descontados dos
funcionários:
a) Assistência Médica:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 630,00
C – Assistência Médica (Conta de resultado – Despesa com pessoal) R$
630,00
b) Vale Transporte:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 740,00
C – Vale Transporte (Conta de Resultado – Despesa com pessoal) R$
740,00
c) Plano de Alimentação do Trabalhador:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 980,00
C – Programa de Alimentação dos Empregados (Conta de Resultado – Despesa
com pessoal) R$ 980,00
Baixa dos
adiantamentos concedidos:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 6.000,00
C – Adiantamento de Salários (Ativo Circulante – Adiantamentos a empregados) R$
6.000,00
INSS parte empresa
sobre os salários e o 13º pago na rescisão:
D – INSS – Folha de Pagamento (Resultado – Despesa com encargos
trabalhistas) R$ 4.200,00
D – Provisão 13º Salário (Passivo Circulante – Provisões trabalhistas) R$
130,00
C – INSS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a
pagar) R$ 4.330,00
Pagamento dos
salários:
Obs: líquido da folha de R$ 8.185,00 menos os valores a pagar em
rescisão de contrato de R$ 2.000,00:
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 6.185,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
6.185,00
Pagamento das verbas
rescisórias:
Aviso prévio, 13º salário e férias;
D – Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante – Obrigações
trabalhistas) R$ 2.000,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
2.000,00
Pagamento do FGTS:
D – FGTS a Recolher (Passivo Circulante – Encargos
trabalhistas a pagar) R$ 1.366,50
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
1.366,50
Pagamento do INSS:
D – INSS a Pagar (Passivo Circulante – Encargos trabalhistas a
pagar) R$ 3.965,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
3.965,00
Pagamento da
contribuição sindical:
D – Contribuição Sindical a Pagar (Passivo
Circulante – Encargos trabalhistas a pagar) R$ 30,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
30,00
Pagamento do IRRF:
D – IRRF a Recolher (Passivo Circulante – Impostos a recolher) R$
710,00
C – Banco Conta Movimento (Ativo Circulante – Disponibilidades) R$
710,00
