O que fazer com grande quantidade de
papéis acumulada na empresa durante o ano?
Trinta anos atrás, quando a Revolução da Informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. Chegou-se a acreditar que o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabariam com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.
Então, o que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano?
A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.
Fonte: rh.com.br
Trinta anos atrás, quando a Revolução da Informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. Chegou-se a acreditar que o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabariam com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.
Nos últimos 50 anos, o consumo de papel
cresceu seis vezes, Na próxima década, a estimativa é de que ele aumente em tono
de 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax, impressoras
e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais
baratas e mais rápidas incentivam o uso do produto originado da
celulose.
Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. Tantas
vezes prevista a sociedade sem papel não aconteceu e nunca surgirá.
Então, o que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano?
Antes de tomar decisão, procure a orientação com seu Contador para
saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento
incorreto pode resultar em multas e na perda de informações
estratégicas.
A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.
Portanto, é de fundamental importância que as empresas implantem
a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens
documentais, separada por departamento, com a definição do tempo de
arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo,
técnico, legal e histórico.
Com o acompanhamento do vai e vem da
Legislação Brasileira, esta tabela representa para cada departamento da empresa,
uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que
devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os
documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a
eliminação da papelada inútil com a consequente liberação de espaços.
A
TTD permite um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção
de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de
informação sobre a história da organização.
Este importante instrumento,
a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser
sistematicamente atualizada. Desta maneira, para uma melhor análise,
relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os
respectivos prazos, de acordo com a legislação:
Fonte: rh.com.br